Sélectionner une page

Lorsque j’ai commencé ma formation pour devenir Chef de Projet Digital, je me suis rappelée un outil (fabuleux) que j’utilisais lors de l’un de mes stages dans mon école de mode : Asana. J’ai donc décidé de former toute ma team pour utiliser cet outil parfait pour la gestion de projet. Et aujourd’hui, je m’en sers encore !

ASANA, L’OUTIL PARFAIT POUR LA GESTION DE PROJET

Le deuxième outil après Google Drive que j’aime utiliser, c’est Asana. C’est un outil très complet qui permet de faire énormément de choses ! L’interface est plus qu’agréable et vous pouvez intégrer toute votre équipe pour travailler ensemble sur des tâches ou bien chacun sur un projet. Je vous explique tout !

 

Les onglets asana pour gérer un projet et une équipe

  • L’accueil : vous retrouvez les tâches qui vous sont attribuées et qui expirent bientôt ainsi que tous les projets récents.
  • Mes tâches : pour créer une nouvelle tâche que vous pourrez rattacher à un projet ensuite, pour consulter les nouvelles tâches qui vous sont attribuées et pour voir celles qui se terminent bientôt. Vous pouvez les voir sous forme de liste , dans un calendrier mensuel (ce qui donne une meilleure vision globale selon moi) et voir les fichiers qui ont étés rattachés à des tâches ou des discussions. 
  • La boîte de réception : suivez de près les progrès de votre équipe de travail. Sont-ils à jour ? En retard ? On time ! Vous pouvez aussi choisir de recevoir par e-mail des notifications de la part de Asana (personnellement je les désactives car sinon on est spamé de mails, enfin, cela dépend de la taille de votre/vos équipes !)
  • Favoris : mettez les projets les plus importants en favoris pour y accéder plus rapidement. Pratique, quand on a pleins d’équipes et plus de projets… 
  • Rapports : vous pouvez voir les tâches que vous avez créé, encore une fois, sous forme de liste ou de calendrier. La version payante vous permet aussi de voir les tâches que vous avez attribués et celles récemment terminées. Mais honnêtement, pour le moment je n’ai jamais eu besoin de ces 2 outils, la version gratuite est déjà très complète et donc suffisante pour les débuts.
  • Équipes : enfin, créez des équipes pour commencer à travailler, seul ou en collaboration !

Nous allons donc nous pencher sur ce dernier point qui va vous permettre de travailler efficacement, mais avant cela, voyons comment collaborer sur Asana.

 

ASANA À plusieurs : outil pour collaborer

Tout en bas de votre menu de navigation que nous venons de décrire (celui à gauche !) vous avez la possibilité d’inviter de membres à rejoindre votre espace de travail et vos équipes pour commencer la collaboration…

C’est très simple : il vous suffit de rentrer les adresses e-mail et de choisir l’Équipe que ces personnes vont intégrer. Tadam !

 

 

travailler en équipe sur asana pour gérer un projet

Rentrons dans le vif du sujet, les équipes Asana :

 

fleche  Le Menu

fleche L’équipe attribuée au projet général
Les projets de l’équipe (ici, Projet Marque)

C’est donc plutôt simple :

      1. Créez une équipe : appelez la comme vous voulez, mais il faut que ce soit clair pour la team qui va travailler sur ce projet. Par exemple : Communication Web.
      2. Décrivez le but de cet équipe : gardons l’équipe Communication Web : « création et gestion des réseaux sociaux. Contact et suivi KPIs Influenceur. Campagnes de pub…
      3. Intégrez des membres à votre équipe : ce sont les personnes qui vont collaborer sur les différents projets.
      4. Créez des projets : par exemple; « Instagram », « Influenceurs », « Campagnes pub », « Rapports » etc…
      5. Enfin, créez des tâches dans chaque projet : par exemple; dans le projet « Influenceurs » vous pouvez ajouter des tâches comme : « influenceurs hommes », « influenceurs femmes », « micros influenceurs », « macros influenceurs », « célébrités », « influenceurs contactés », « influenceurs OK », « influenceurs KO »… Etc.
      6. Les tâches : pour finir, attribuez des tâches à des personnes de l’équipe, mettez une échéance et pourquoi pas donnez une brève description de ce que vous attendez !

Chaque tâche peut avoir des sous-tâches et des sous-sous-tâches etc… Vous pouvez relier des documents Google Drive, Dropbox ou des fichiers directement de votre ordinateur en cliquant sur le trombone.

Vous pouvez liker une tâche, la commenter et suivre l’actualité qui y est rattaché.

Une fois la tâche terminée, il suffit de ticker la petite bulle, ou de cliquer sur « Marquer comme terminée ».

Asana existe pour le web et pour les mobiles via une application ! À vous de jouer maintenant !

Galèremment, A.